11 okt 2020

PERSONVERN

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I SAMEIET 

I forbindelse med drift av eierseksjonssameiet behandler styret personopplysninger om eiere, andre beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om rutiner for behandling av personopplysninger i sameiet, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor sameiet gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene i boligselskapet er Eierseksjonssameiet Kiellandshus ved styreleder. Organisasjonsnummer 991302549

Postadresse: S. 5622, Eierseksjonssameiet Kiellands Hus 
V/ OBOS EIENDOMSFORVALTNING 
PB 6666 ST. OLAVS PLASS 
0129 OSLO

1.     Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn Personopplysninger om eierne: Opplysningene som behandles er navn, adresse, epost, telefonnummer, personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (skattelovgivning og eierseksjonsloven), samt for å ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiets. Eksempler på formål kan være avholdelse av årsmøte, fakturering av felleskostnader, oppfølgning av mislighold og registrering av utleie. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen: Opplysningen som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse. 

Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (skattelovgivning og eierseksjonsloven), samt ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere: Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og evt. annen kontaktinformasjon. 

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen. 

Personopplysninger knyttet til epostkommunikasjon med andre: Navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av eposten. Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig i forbindelse med den daglige driften av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Boligselskapets nettside: For å få informasjon om bruk av sameiets nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

2.     Utlevering av personopplysninger til andre 
Sameiet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. 

Sameiet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på sameiets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag: Avtale med forretningsfører/regnskapsfører, avtale med vaktselskap.

3.     Lagringstid 
Sameiet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. 

I henhold til eierseksjonsloven, skal det føres årsmøteprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.

4.     Tilgang og sikring av opplysningene
Sameiet skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke uvedkommende har tilgang til dem. Pc, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagers informasjon har passordbeskyttet tilgang.

All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter skal arkiveres forsvarlig.

5.     Rettigheter for de registrerte 
Personene sameiet har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettigheter finnes på https://www.datatilsynet.no/