Klagebehandlingsprosessen i sameiet
Retningslinjer ved behandling av klager for Eierseksjonssameiet Kiellands Hus
1. Formål
Retningslinjene skal sikre en mest mulig lik behandling av klager og sikre kontinuitet i forbindelse med utskiftninger i styret. Retningslinjene skal videre bidra til at klager behandles rettferdig og at alle parters interesser ivaretas på en tilfredsstillende måte.
2. Klage
Klage fremsettes skriftlig til styret via oppgangsansvarlig for klagers oppgang. Klagen må inneholde følgende opplysninger:
- Hvem som klager: Navn og leilighetsnummer
- Hvem klagen gjelder: Navn og leilighetsnummer
- Detaljert forklaring hva klagen går ut på, inkludert beskrivelse av situasjon, dato og tidspunkt
- Legg gjerne ved bilder eller andre filer som kan bygge opp om beskrivelsen av situasjonen
Styret oppfordrer til at det utvises toleranse og sunn fornuft i forhold til de enkelte situasjoner, og at en eventuell klage er velbegrunnet. Samtidig oppfordres det til at man viser forståelse for boligsammensetningen og har respekt for husordensreglene.
3. Krav til styrets saksbehandling
Styret skal innta en nøytral og saklig holdning ved behandling av klagesaker. Ved nærhet til berørte parter vurderes et styremedlems habilitet.
Videre kan behandling av klagesaker innebære personlige opplysninger av følsom karakter. Styrets medlemmer må derfor påse at taushetsplikten overholdes i slike saker.
Dersom styret vedtar salgspålegg kan vedtaket overprøves av domstolene. For at sameiet ved domstolsbehandling skal stille sterkt forutsettes at styret i klagesaker dokumenterer skriftlig ethvert trinn i prosessen. Sameiet vil i slike tilfeller ha bevisbyrden i forhold til hvorvidt det foreligger ”vesentlig mislighold” av innklagets plikter.
4. Styrets behandling av klager
Styret skal gi tilbakemelding til klager om at klagen er mottatt og når klagen kan forventes behandlet på styremøte av styret.
Ved behandling av klage på styremøte tar styret stilling til hvorvidt
a) klagen skal tas til følge
b) klagen skal avvises på grunnlag av foreliggende opplysninger
Dersom klagen avvises skal klager informeres om avslaget samt gis en kortfattet begrunnelse. Det er tilstrekkelig å avvise klagen som åpenbart grunnløs.
5. Sanksjoner
Dersom klagen tas til følge og klager gis medhold vurderer styret om det er grunnlag for å ilegge sanksjon. Aktuelle sanksjoner er
a) Varsel om brudd på husordensreglene
b) Advarsel
c) Salgspålegg
Varsel om brudd på husordensreglene gis primært ved såkalte ”førstegangsovertredelser” og er således etter sin art mildere enn en advarsel.
En advarsel gis for å understreke forholdets alvor. Det presiseres videre at gjentatte advarsler til sammen kan danne grunnlag for salgspålegg.
Et salgspålegg forutsetter at reglene i eierseksjonslovens § 38 er oppfylt. Salgspålegg er videre forbeholdt forhold av graverende art.
De involverte parter informeres om styrets vedtak.
6. Særlig om utleieenheter
Ved klager som gjelder boenheter som leies ut vil all kommunikasjon gå via utleier/juridisk eier. Dersom det er tale om utleieleiligheter vil det i samråd med utleier ved advarsel drøftes om det er nødvendig med ytterligere tiltak for å bedre forholdet.
7. Foreldelse av klager
Rettsvirkningene av klager faller bort etter 2 år. Fristen beregnes fra den dato klagen er datert.
Skjema for innsending av klage
Klage sendes på mail til styret i borettslagene for Worse og Garman. For oppgang B: uelandsgate@gmail.com og D: kingosgate8@gmail.com